Den daglige driften av et borettslag eller sameie kan ofte ta mye tid for styreleder og styremedlemmene. Styret har mye å holde oversikt over, og har et bredt ansvarsområde. De skal sørge for naboenes trivsel og sikkerhet, håndtere borettslagets økonomi, avholde styremøter og generalforsamlinger, i tillegg til å sørge for vedlikehold av bygninger og fellesareal. For å håndtere styrets oppgaver på en god måte er det viktig å etablere gode systemer og rutiner. Her følger et par tips for en enklere styrehverdag.

Regnskap- og forretningsfører

Engasjer en profesjonell motpart som tar seg av regnskap og forretningsførsel sørger borettslaget for at lover og frister blir holdt iht. offentlig rapportering (bla. tredjepartsopplysninger, årsregnskap) og eierskifte. En regnskaps- og forretningsfører skal optimalt fungere som en hjelpende hånd og bidra til å sikre at styret har god oversikt og kontroll på borettslagets økonomi.

I Headwind Økonomi tilbyr vi ved ordinær regnskapsførsel å ta hånd om:

• Regnskapsførsel, fakturering av fellesutgifter, lovpålagt regnskapsrapportering, eierskifte og dialog med megler, årsregnskap

Dersom borettslaget også ønsker forretningsførsel hjelper vi til:

• Betaling av inngående faktura, innfordring fra beboere, deltagelse på årsmøte, 

Skybasert regnskap

Ved å ta i bruk et skybasert regnskapssystem vil styret få løpende oversikt over borettslagets inntekter og kostnader, og dersom bankkontoen er integrert i systemet vil det ikke være nødvendig å logge inn i nettbanken for å sjekke banksaldo. Det blir enklere for styret å ha kontroll over økonomien til enhver tid!

Styret får via systemet tilgang til en app på mobil der de ved få tastetrykk kan godkjenne inngående faktura på farten. Ved godkjenning blir de sendt direkte til betaling i bank. Dersom det er private utlegg kan styret enkelt ta bilde av kvitteringen og det sendes direkte inn i systemet via mobil for så å bli utbetalt.

Et skybasert regnskap gir bedre oversikt over borettslagets økonomi i tillegg til å forenkle og effektivisere hverdagen som styremedlem. Headwind Økonomi anbefaler borettslag å ta i bruk enten Poweroffice eller Tripletex som regnskapsprogram.

Styreportal

En styreportal forenkler kommunikasjonen mellom styret. Headwind Økonomi har partneravtale med styreportalen Bård. Her kan innkallelser og protokoller til henholdsvis styremøter og generalforsamlinger sendes ut og arkiveres. Styreportalen er integrert med regnskapssystemet slik at regnskapstall og banksaldo er tilgjengelig. Det er også mulig å legge opp en møte- og oppgaveplan med saker som er aktuelle.

Videre får styret tilgang til et felles datarom der det er mulig å arkivere sentrale dokumenter som eksempelvis vedtekter, protokoller og referater. For eventuelle eierskifter er det også mulig å anvende plattformens aksjeeierbok.

Likviditetsbudsjett

Utarbeid et årlig likviditetsbudsjett (basert på fjorårets kontantstrøm). Dette kan vi hjelpe til med, eller gjøre for dere. I et likviditetsbudsjett tar man høyde for sentrale inntekter og kostnader. Inntekter som regel felleskostnader, mens utgiftsbildet er typisk fellesgjeld (avdrag/renter), kommunale avgifter (vann, kloakk, renovasjon, eiendomsskatt), forsikringer og strøm.

Bankkonto

Et annet tips er å sette opp to separate kontoer. En til vedlikehold, og en ordinær brukskonto til den daglige driften. På kontoen for vedlikehold settes det av midler enten årlig eller månedlig til vedlikeholdsprosjekter i fremtiden.

 

Kontakt oss gjerne for et uforpliktende tilbud til deres borettslag / sameie.